Microsoft-365-Alternativen für KMU: souverän und DSGVO-konform

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen der Standard für E-Mail, Office und Zusammenarbeit. Bequem, aber auch eine Abhängigkeit: Ihre Daten liegen bei einem US-Konzern, die Preise steigen in Schritten, die Sie nicht beeinflussen, und ein Ausstieg wirkt aus der Ferne riesig. Die gute Nachricht ist, dass es für jeden Baustein eine souveräne Alternative gibt, und dass Sie nicht alles auf einmal tauschen müssen.

Was Microsoft 365 für Sie eigentlich tut

Bevor man über Alternativen spricht, lohnt sich der Blick auf die einzelnen Teile. Microsoft 365 bündelt mehrere Dienste, die man auch getrennt betrachten kann: E-Mail und Kalender, die Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint), Cloud-Speicher (OneDrive), Zusammenarbeit (Teams, SharePoint) und Videokonferenzen. Genau diese Aufteilung ist Ihr Hebel. Sie müssen nicht das ganze Paket ersetzen, sondern können Baustein für Baustein vorgehen.

Die souveränen Alternativen nach Baustein

E-Mail und Kalender. Hier müssen Sie keinen eigenen Server betreiben. Deutsche und europäische Anbieter wie mailbox.org, Posteo oder Proton bieten datenschutzfreundliche Postfächer mit Kalender und Kontakten. Wichtig für den Alltag: Diese Dienste halten sich an gängige offene Standards für E-Mail[1], Kalender[2] und Kontakte[3], sodass Ihr gewohntes Programm in vielen Fällen bleiben kann. Wer mit Outlook arbeitet, arbeitet oft weiter mit Outlook.

Ein Unterschied entscheidet hier über die Eignung für Ihren Betrieb: die eigene Domain. Mit mailbox.org können Sie Postfächer unter Ihrer Firmenadresse betreiben, der Standard-Tarif kostet 3 € je Postfach und Monat bei jährlicher Zahlung und bringt 20 GB für Mail und 10 GB Dateispeicher mit.[4] Posteo kostet nur 1 € im Monat, unterstützt dafür aber grundsätzlich keine eigenen Domains.[5] Der Grund ist Datensparsamkeit: Für eine Kundendomain müsste der Anbieter Namen und Anschrift speichern, und genau das will er nicht. So gut der Dienst sonst ist, für ein Postfach unter @ihrefirma.de scheidet er damit aus.

Office-Programme. LibreOffice ist die bekannteste freie Office-Suite und öffnet und speichert auch die üblichen Word- und Excel-Formate.[6] OnlyOffice und Collabora bieten ähnliche Funktionen und lassen sich direkt in eine Cloud wie Nextcloud einbinden, inklusive gemeinsamem Bearbeiten im Browser.

Cloud-Speicher und Zusammenarbeit. Nextcloud ist das Herzstück vieler souveräner Setups. Es ersetzt OneDrive und SharePoint, läuft auf eigenen Servern in Deutschland und bietet Dateiablage, Freigaben, Kalender, Kontakte und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.

Videokonferenzen. Für Besprechungen gibt es offene Lösungen wie Jitsi Meet oder BigBlueButton, die sich ohne Microsoft-Konto nutzen lassen.

Was das in Zahlen bedeutet

Ein Rechenbeispiel für zehn Arbeitsplätze, nur für den Baustein E-Mail und Kalender. Microsoft 365 Business Standard kostet 12,13 € je Nutzer und Monat im Jahresabo.[7] Für zehn Postfächer sind das 1.455,60 € im Jahr.

Das ist weniger als die Hälfte. Ehrlich ist der Vergleich aber nur für diesen einen Baustein, denn die beiden Pakete leisten nicht dasselbe. In Business Standard stecken außerdem Word, Excel und PowerPoint zum Installieren, Teams für Besprechungen, 1 TB Dateispeicher und ein 50-GB-Postfach je Nutzer.[7] Der mailbox.org-Tarif bringt 10 GB Dateispeicher und 20 GB für Mail mit.

Zwei Folgen hat das für die Rechnung. Wessen Postfächer heute über 20 GB liegen, braucht den Premium-Tarif mit 50 GB, und der kostet 9 € statt 3 €. Und wer seine Dateien heute in OneDrive hat, braucht dafür zusätzlich eine eigene Ablage wie Nextcloud. Die Office-Programme selbst sind kein Kostenpunkt, LibreOffice ist kostenlos. Was Speicher, Einrichtung und Umgewöhnung zusammen kosten, hängt an der Datenmenge; zwei durchgerechnete Beispiele stehen im Ratgeber Was kostet eine souveräne IT-Umstellung?

Worauf Sie bei der Alternative achten müssen

Ein Wechsel löst die Abhängigkeit nicht auf, er verlagert sie. Auch der neue Anbieter kann seine Bedingungen ändern, sein Produkt einstellen oder von einem Konzern gekauft werden, der andere Pläne damit hat. Das ist keine graue Theorie.

Red Hat kündigte im Dezember 2020 an, die Unterstützung für das Server-Betriebssystem CentOS Linux 8 bereits Ende 2021 einzustellen.[8] Wer es im Betrieb einsetzte, hatte rund ein Jahr für den Wechsel. Der Quellcode war offen und frei verfügbar — geholfen hat das nicht, weil ein einzelnes Unternehmen über die Ausgaben entschied.

Im September 2026 hat der Anbieter eines verbreiteten Verwaltungswerkzeugs seine Community-Ausgabe auf der bisherigen Versionsreihe belassen; sie wird weiter gepflegt, die neue Generation erscheint aber ohne eigene freie Ausgabe.[9]

Zwei Fälle, zwei Mechanismen. Keiner hing an der Lizenz. Was wirklich schützt, sind drei Eigenschaften, die Sie vor dem Wechsel prüfen können:

An offene Standards halten sich die oben genannten Dienste bei Mail, Kalender und Kontakten. Das ist nicht nur Bequemlichkeit für Outlook, sondern Ihre Ausstiegsoption: Was sich mit einem Standardprogramm abrufen lässt, lässt sich auch anderswohin mitnehmen.

Beim Export zählt, ob die Daten danach woanders lesbar sind. Probieren Sie es einmal aus, bevor Sie es brauchen.

Und fragen Sie, wer den Dienst außer dem Hersteller betreiben könnte. Bei Nextcloud oder LibreOffice wechseln Sie den Dienstleister, ohne die Software zu wechseln. Kann nur der Hersteller selbst betreiben, entscheidet allein er, wie lange es das Produkt gibt.

Sie müssen nicht alles auf einmal tauschen

Der häufigste Denkfehler ist, den Umstieg als einen großen Stichtag zu sehen. Das muss er nicht sein. Sinnvoll ist meist eine Reihenfolge: zuerst der Baustein, der am meisten Abhängigkeit oder Kosten bringt, danach der nächste. Viele Unternehmen beginnen mit der E-Mail oder dem Dateispeicher und lassen die Office-Programme erst später folgen. So bleibt der Betrieb jederzeit arbeitsfähig, und Ihr Team gewöhnt sich Schritt für Schritt an das Neue.

Der Teil, den die meisten unterschätzen

Technisch ist ein Umstieg gut machbar. Die eigentliche Hürde sind die Menschen. Wenn die Belegschaft das Gefühl hat, ihr vertrautes Werkzeug werde ihr weggenommen, leidet die Akzeptanz, und am Ende nutzt niemand die neue Lösung richtig. Genau deshalb gehört zu einem guten Umstieg mehr als Technik: eine verständliche Einführung, klare Ansprechpartner bei Fragen und ein Tempo, das niemanden überfordert.

Fazit

Für jeden Teil von Microsoft 365 gibt es eine souveräne Alternative, viele davon ohne eigenen Serverbetrieb und beim Baustein E-Mail für deutlich weniger Geld. Der Schlüssel liegt nicht in einem großen Umtausch, sondern im schrittweisen Vorgehen, bei dem die gewohnten Programme so lange wie möglich bleiben und das Team mitgenommen wird. Und beim neuen Anbieter gelten dieselben Fragen wie beim alten: offene Standards, ein geprüfter Export, mehr als ein möglicher Betreiber.

Häufige Fragen

Kann ich mein gewohntes Outlook behalten? In vielen Fällen ja. Souveräne E-Mail-Anbieter halten sich an gängige Standards, sodass Outlook weiter als Programm dienen kann, während im Hintergrund der Anbieter wechselt.

Sind die Office-Formate kompatibel? LibreOffice und OnlyOffice öffnen und speichern die üblichen Word- und Excel-Dateien. Bei sehr komplexen Vorlagen oder Makros lohnt sich vorab ein Test, den wir gern mit Ihnen machen.

Lohnt sich der Umstieg auch für kleine Teams? Ja, gerade weil kleine Teams flexibler sind und der Umstieg überschaubar bleibt. Oft fängt man mit einem einzelnen Baustein an und merkt schnell, dass es einfacher ist als gedacht.

Kann ich meine Firmenadresse behalten? Ja, die Domain gehört Ihnen und zieht einfach mit um. Achten Sie nur darauf, dass der neue Anbieter eigene Domains überhaupt unterstützt: mailbox.org und Proton tun das, Posteo grundsätzlich nicht.[5]

Was passiert mit den alten E-Mails? Die werden vor dem Umzug vollständig archiviert und danach ins neue Postfach übertragen. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst archivieren und das Archiv prüfen, dann migrieren, und erst kündigen, wenn das Neue nachweislich läuft. Solange das alte Konto besteht, ist jeder Schritt umkehrbar.

Wie lange dauert so eine Umstellung? Das hängt vor allem an der Datenmenge und daran, wie viele Fachanwendungen an Microsoft hängen. Eine Umstellung über sechs Monate ist deutlich günstiger als dieselbe über sechs Wochen, weil Termindruck der teuerste Posten ist.

Sie überlegen, sich von Microsoft 365 zu lösen? Im Souveränitäts-Check klären wir, welcher Baustein sich für Sie zuerst lohnt, und Sie bekommen einen Fahrplan, der zu Ihrem Betrieb passt.