Was kostet eine souveräne IT-Umstellung? Eine ehrliche Rechnung

Auf diese Frage bekommt man selten eine Zahl. Meistens heißt es, das hänge vom Einzelfall ab. Das stimmt natürlich, hilft aber niemandem bei der Entscheidung, ob er das Thema überhaupt angehen soll.

Also rechne ich es hier einmal vor.

Woraus sich der Preis zusammensetzt

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: Was läuft heute, wo liegen die Daten, wer greift darauf zu, was hängt woran? Ohne diesen Schritt ist jede Schätzung geraten. Bei mir ist das der Souveränitäts-Check zum Festpreis von 490 €, angerechnet, falls Sie danach umstellen.

Der größte Posten ist die Umstellung selbst. Sie hängt an der Zahl der Arbeitsplätze, der Zahl der Systeme und daran, wie sauber und strukturiert die Daten heute abgelegt sind. Ein Postfachumzug für zehn Personen ist eine Sache von Tagen. Eine gewachsene Dateiablage mit fünfzehn Jahren Historie ist etwas anderes.

Unterschätzt wird fast immer der Aufwand für die Menschen. Neue Programme müssen erklärt werden, dazu kommen in den ersten Wochen natürlich Rückfragen. Wer hier spart, bekommt eine Umstellung, die zwar technisch funktioniert, aber im Alltag umgangen wird.

Dazu kommt der laufende Betrieb, also Hosting, Wartung und Sicherheitsupdates. Der gehört gegen die bisherigen Lizenzkosten gerechnet, dazu unten mehr.

Warum die Reihenfolge über die Kosten entscheidet

Bei einer Mail-Migration kann viel falsch laufen. Der Schaden ist immer derselbe: Die Historie ist weg und kommt nicht wieder. Deshalb halte ich eine feste Reihenfolge ein. Zuerst wird archiviert, vollständig und ohne dass an der Quelle etwas angefasst wird. Dann wird das Archiv geprüft: Stichproben aus alten Jahrgängen, Anhänge, Umlaute, ein Abgleich der Objektzahlen. Erst danach werden die Postfächer verschlankt, dann wird migriert, und gekündigt wird zuletzt, wenn das neue System nachweislich läuft.

Das Archivieren und Prüfen vorweg ist der Posten, der in fast jeder Schätzung übersehen wird. Er ist aber der Grund dafür, dass eine abgebrochene oder fehlgeschlagene Migration bei mir keinen Datenverlust bedeutet: Bis zur letzten Phase läuft das alte System parallel weiter, und wenn etwas schiefgeht, geht es unkompliziert einen Schritt zurück.

Beispiel 1, zehn Arbeitsplätze

Ausgangslage: Microsoft 365 Business Standard, Dateien in SharePoint, Postfächer bei Microsoft, keine besonderen Fachanwendungen.

Die folgenden Beträge sind Erfahrungswerte für einen Betrieb dieser Größe, keine Zusage. Ein verbindliches Angebot kann ich erst nach dem Souveränitäts-Check machen, weil vorher weder die Datenmenge noch die angebundenen Systeme bekannt sind.

Dazu kommen der laufende Betrieb und die Postfächer. Beides steht weiter unten.

Beispiel 2, fünfzig Arbeitsplätze

Ausgangslage wie oben, dazu eine gewachsene Dateistruktur, mehrere Abteilungen, ein Warenwirtschaftssystem, das angebunden bleiben muss.

Auch hier gilt: Erfahrungswerte, kein Angebot. Je größer der Betrieb, desto stärker hängt der Preis an Dingen, die man vorher gesehen haben muss. Deshalb steht der Check am Anfang und nicht die Zahl.

Der Sprung gegenüber Beispiel 1 kommt nicht von der Zahl der Arbeitsplätze, sondern von der Rechtestruktur und den Schnittstellen. Wer fünfzig Leute hat, hat meistens auch gewachsene Zuständigkeiten, deren Abbildung entscheidend für den Erfolg der Migration ist.

Die Gegenrechnung, die meistens fehlt

Eine Umstellung bezahlt man einmalig. Den Zustand davor jeden Monat.

Microsoft 365 Business Standard kostet 12,13 € netto pro Person und Monat, sofern Sie jährlich buchen. Wer monatlich kündigen können will, zahlt 14,56 €.[1]

Die Fünfjahreszahl unterstellt, dass der Preis bleibt, wo er ist. Im Februar 2026 lag er noch bei 10,80 €[2], zum 1. Juli hat Microsoft auf die heutigen 12,13 € angehoben[3]. Man kann also durchaus von weiteren Preissteigerungen ausgehen.

Dagegen steht der Betrieb der neuen Lösung, und der ist anders gebaut, als Sie es gewohnt sind. Die Verträge für die neuen Dienste schließen Sie selbst ab, nicht ich. Ich richte ein und übergebe die Zugänge. Das ist der Punkt der ganzen Übung: Die Daten gehören Ihnen, die Verträge ebenso.

Für die Dienste zahlen Sie direkt beim Anbieter. Ein europäisches Postfach unter Ihrer eigenen Domain kostet je nach Speicherplatz zwischen einem und fünfzehn Euro im Monat, dazu kommt Speicher für die Dateiablage. E-Mail kaufe ich grundsätzlich ein, statt einen eigenen Mailserver aufzusetzen. Das hat nichts mit Bequemlichkeit zu tun: Ein Mailserver läuft schnell und das Setup ist keine Raketenwissenschaft, aber die Zustellbarkeit ist eine Dauerbaustelle aus Reputation, Sperrlisten und Spam-Abwehr. Diese Arbeit müssten Sie mitbezahlen, ohne etwas dafür zu bekommen.

Bleibt die Betreuung: Updates, Sicherungen, Überwachung, jemand, der am Telefon erreichbar ist, wenn es klemmt. Die rechne ich als Monatspauschale ab, die einer Arbeitsstunde entspricht, monatlich kündbar. Was darüber hinausgeht, stimmen wir vorher ab.

Bei zehn Arbeitsplätzen liegen die laufenden Kosten beider Wege dicht beieinander. Wer nur die Zahlen sieht, wechselt nicht.

Bei fünfzig Arbeitsplätzen stehen einmalig gut 20.000 bis 31.000 € gegen rund 7.300 € Lizenzkosten im Jahr. Die Umstellung trägt sich damit nach knapp drei bis gut vier Jahren, und was der neue Betrieb kostet, verlängert diesen Zeitraum. Bei zehn Arbeitsplätzen dauert es sechs bis acht Jahre, wobei auch dort der Grund für eine Umstellung ohnehin selten die reinen Kosten sind.

Was die Spanne erklärt

Nach oben getrieben wird der Preis vor allem von gewachsenen Dateiablagen. Zwanzig Jahre Ordnerstruktur, in der niemand mehr weiß, was noch gebraucht wird: Aufräumen kostet Zeit, nicht aufräumen kostet beim Umzug das Doppelte. Ähnlich wirken Fachanwendungen, die zwingend Outlook oder Excel-Makros brauchen. Manchmal lohnt es sich dann, genau diesen einen Baustein zu behalten. Und Termindruck kostet: Eine Umstellung über sechs Monate ist günstiger als dieselbe über sechs Wochen.

Bei Fachanwendungen lohnt eine Gegenrechnung, wenn das Programm der letzte Grund ist, an Microsoft zu hängen. Ein fertiger Ersatz ist fast immer billiger. Eine eigene Anwendung kostet ein Vielfaches der Umstellung und rechnet sich nur, wenn das alte Programm auch ohne den Umzug bald ersetzt werden müsste.

Senken lässt sich der Preis am wirksamsten dadurch, dass man nicht alles auf einmal macht. Wer mit der E-Mail anfängt und die Dateiablage ein Jahr später angeht, verteilt Kosten und Risiko. Der zweite Hebel ist, beim Gewohnten zu bleiben, wo es geht. Offene Systeme halten sich an gängige Standards. Das bedeutet, wer mit Outlook arbeitet, kann das oft weiter tun, während im Hintergrund der Anbieter wechselt. Das spart den größten Posten überhaupt, die Umgewöhnung.

Der dritte Hebel: Man muss nicht alles selbst hosten. Souveränität heißt nicht, jede Kiste im eigenen Keller stehen zu haben, sondern jederzeit wechseln zu können und entscheiden zu können, was mit den eigenen Daten passiert (und was nicht).

Drei Wege, das Ganze zu betreiben

Eine Umstellung, die Sie von Microsoft löst und dafür an mich bindet, hätte das Problem nur verschoben. Das machen wir nicht. Es gibt mehrere Optionen:

Der bequeme Weg läuft über mich. Server, Updates, Sicherungen und Überwachung liegen bei mir, und Sie haben einen Ansprechpartner für alles.

Sie können den Server aber auch bei einem Anbieter Ihrer Wahl laufen lassen, Hetzner, Netcup, Host Europe, IONOS, wer Ihnen passt. Ich richte alles ein und übernehme die Wartung. Die Rechnung für die Infrastruktur bekommen Sie dann direkt vom Anbieter. Bei mir zahlen Sie dann weniger, weil der Serveranteil entfällt, und Sie können den Anbieter jederzeit wechseln, auch ohne mich zu fragen.

Ganz ohne mich geht es ebenfalls. Dann richte ich alles ein, übergebe und bin raus: Sie bekommen die Zugänge, die Dokumentation und eine Einweisung. Danach helfe ich gerne auf Abruf zum Stundensatz, wenn Sie möchten.

Bei den letzten beiden Wegen halten wir schriftlich fest, wer wofür verantwortlich zeichnet: wer die Verfügbarkeit garantiert, wer Sicherheitsupdates einspielt, wer bei einem Datenverlust in der Pflicht ist. Das klingt kleinlich, erspart aber den Anruf am Sonntagabend, bei dem beide Seiten etwas anderes erwartet haben.

Wann es sich nicht lohnt

Es gibt Fälle, in denen sich eine Umstellung nicht rechnet. Ein Betrieb mit fünf Leuten, der zufrieden ist und keine besonderen Anforderungen an den Datenschutz hat, spart durch einen Wechsel wenig und hat den Aufwand trotzdem.

Der Grund für Souveränität ist selten der Preis. Er ist die Frage, was passiert, wenn ein Anbieter die Konditionen ändert, ein Konto sperrt oder ein Dienst eingestellt wird. Wer das für ein reales Risiko hält, zahlt für die Handlungsfähigkeit. Wer es nicht tut, sollte es lassen.

Der erste Schritt

Der Souveränitäts-Check kostet 490 € und dauert einen halben Tag. Danach wissen Sie, wo Sie stehen, was eine Umstellung in Ihrem Fall kosten würde und ob sie sich lohnt. Wenn nicht, sage ich Ihnen das auch.